・・・とはいえ、いよいよ始まるマイナンバー(準備編その2)

こんにちは、千葉の女性税理士・竹山百代です。

マイナンバー準備編の続きのお話しです。
記事が書きかけになっていましたので、27/11/19に修正加筆いたしました。

(2)対処方針の検討について

従業員その他のマイナンバーを取扱う場合において、番号法では必要かつ適切な安全管理措置を講じなければならないこととされています。安全管理措置は４つに区分されます。

①取り扱い規定の策定・事務作業の見直し・担当者の明確化等組織的安全管理措置の実施

マイナンバーの事務取扱担当者およびその責任者を定め、その役割を確認をします。またマイナンバーを利用する事務の確認をします。マイナンバー取扱い事務の範囲、特定個人情報当の範囲を取扱規定等に明記するとよいでしょう。

②従業員の監督・教育等人的安全管理措置の実施

従業員、とりわけ事務取扱担当者に対する教育を徹底します。
事務担当者に積極的にセミナーに参加してもらったり、関係資料を提供するなどします。
取扱いの手法のみではなく、マイナンバーを取扱う事務取扱担当者は、番号法を遵守し、マイナンバーの番号保持者本人の許可があっても番号法の利用範囲外は第三者への番号提供はしてはならないなど、秘密保持の大切さを教育する必要があります。
また、番号法の秘密保持について、就業規則に追記する必要もあるでしょう。

③情報の漏えい・盗難を防ぐ物理的安全措置の実施

個人情報の保管管理区域と不特定多数の人が出入りする来客スペースは区切るなど、文書の保管場所の確保の他、事務所レイアウトの見直しも必要になってきます。

④最新ウイルスソフトの導入等技術的安全管理措置の実施

パソコンなどで情報を管理する場合や、データを通信でやり取りする場合など、パスワードにより保護したり暗号化するなどします。

以上のの4つが必要な安全管理措置(組織的・人的・物理的・技術的)です。

 

 

 

安全管理措置が完了したところで、従業員からマイナンバーを集める段階に入ります。

かなり長くなりましたので、次回に繰り越します。