・・・とはいえいよいよ始まるマイナンバー(番号収集)

こんにちは、千葉の女性税理士・竹山百代です。

引き続きマイナンバーについてです。

４つの安全管理措置を行い、事業所の準備態勢が整ったらいよいよ番号収集です。

従業員に番号収集のスケジュールをお知らせして、期日を決めて収集しましょう。

まず、収集対象の従業員にマイナンバーの利用目的を開示します。

また収集する際には、なりすましを防止するために、厳格な本人確認が義務付けされています。
本人確認は
①個人番号カードの提示(番号確認と身元確認ができる)
②通知カード(番号確認)＋運転免許証など写真付き証明書(身元確認)
③個人番号が記載された住民票の写し(番号確認)＋運転免許証など写真付き証明書(身元確認)
などで行います。

従業員については、「本人に相違ないことが明らかであると判断できる」と認められる場合は、身元確認の書類の提示は必要ありませんが、番号確認は行う必要があります。

従業員の家族については、従業員がその扶養家族のマイナンバーを提供することとされているので、従業員が自分の扶養義務者の本人確認をしたうえで事業主に提供をすることになります。

事業主が、扶養家族の本人確認まで行う必要はありません。

普段事業所に頻繁に出入りする従業員等からマイナンバーを収集するのは問題はあまり生じないと思いますが、番号収集対象者には、普段会うことはあまりなく、メールや電話でのやり取りしかしない相手もいると思います。そのような収集対象者については、以下のような回答が国税庁のQ&Aにありました。

以下抜粋

例７メールにより個人番号の提供を受ける場合の本人確認
事業者が講演会の講師に対して謝礼を支払い、法定調書の提出が必要となる場合に、講師がイメージデータ化した本人確認書類をメールにより送信することで、事業者が個人番号の提供を受ける方法。
【ポイント】・個人番号カードの表面で身元（実在）確認、裏面で番号確認を行いますので、個人番号カードの両面を撮影して送信します（個人番号カードがない場合は、番号確認書類及び身元（実在）確認書類の送信が必要となります。）。・スキャナを使用してイメージデータ化した本人確認書類をパソコンから送信する方法も可能です。・継続的な契約関係にある場合には、上記手続により提供を受けた個人番号（特定個人情報）を法定調書作成のために保管することにより、次回以降も利用することが可能であり（個人番号を保管する場合には、安全管理措置を適切に講ずる必要があります。）、改めて個人番号の提供を受ける必要はありません（税法上、個人番号の告知を受ける必要があるとされている場合を除く。）。・なお、メールによる送受信の際の情報漏えいのリスクに対し、必要な措置を講ずる必要があります。

普段、主にメールでやり取りしているお客様も多くいらっしゃるので、メールでの確認の方法を見つけた時は少し安心しました。
スキャンした画像データ等を送ってもらったあと、パソコンのハードに入れたままにしておくのは心配なので、すぐにUSBメモリに保存して、ハード内のデータは消去するなど処置をしないといけないですね。

本人確認の方法についてのQ&Aはこちらの国税庁のマイナンバーコーナーにあります。
↓

https://www.nta.go.jp/mynumberinfo/jyoho.htm#kakunin

今、まだ私の事務所ではマイナンバーの収集は開始していません。
事務所の安全管理措置がまだなのと、お客様のところのマイナンバーがまだ配達されていないからです。
実際に収集するのは、急に必要になる場合を除いて、来春確定申告後の予定です。

来週、マイナンバーの保存保管時に使用する紙ファイルの見本や、データで保存する場合のツールについてのセミナーに参加して、さらに具体的な保存体制を検討します。

体制が整い次第、マイナンバーについてはまた順次記事を書いていきます。