領収書のもらい方と保存のしかた
こんにちは、千葉の女性税理士・竹山百代です。
私は、年に数回千葉東税務署で開催される「帳簿の記帳のしかた」セミナーで講師を担当します。セミナー自体は、税務署が用意した小冊子の内容に沿って行わなければならず、自分であれこれ内容を付け足したい部分もあるのですが、時間の問題と大人の都合で、勝手な脱線はあまり許されません。セミナー後のアンケートでは、「冊子を読めばわかること以外の話を聞きたかった」という要望が出てきます。
こちらももう少しお話したいな・・・という気持ちもありますので、こちらのブログで気づいたことを少しづつ書いていきたいと思います。
領収書のもらい方と保存の仕方
「もらうのはレシートでもいいですか?全部手書きの領収書を書いてもらう必要がありますか?」という質問が案外多いです。
領収書の必要記載事項は
- 購入した相手先名
- 日付
- 金額
- 購入明細(商品名等)
です。
量販店等でレシートの変わりに「領収書をください。」とお願いすると、購入物の明細が書いてあるレシートと引き換えに。合計金額のみ記載した領収書をレジで発行してくれるところが多いです。しかし、内容明細がわからず合計金額のみの領収書であれば、わざわざ発行してもらう必要はないです。後で記帳する場合も、内容明細がないと、どのような種類の支出だったかが全く分かりませんし、本当に事業に関係のある支出だったのか・・・という信ぴょう性も薄くなります。
私がよく利用するホームセンターでは、特にお願いしなくても、購入明細が書いてあるレシートと領収書をセットで出してくれます。仕事で利用する業者さんの利便性をよく考えてくれていると思います。
また、領収書を手書きで書いてくれるお店でも、必要記載事項はほぼ同じです。
- 購入した相手先名
- 日付
- 金額
- 購入明細(商品名等) ⇒ただし書きの部分です。
- 宛名 ⇒ 注意点 「上様」ではなくキチンと事業所の名称を書いてもらいましょう。
先日、手書きの領収書には領収者の印鑑は必要か?と聞かれましたが、基本的には、印鑑がなければ領収書が無効になるということはありません。ただ、手書きの領収書は簡単に偽造できるものだと考えると、領収書の信ぴょう性を高めるために、印鑑の有無を確認するというのは、従業員の経費精算の際など、不正防止の牽制になるのでは・・・と考えます。
印鑑がないからと言って、実際に金銭を支出した際に受け取った本物の領収書が税務調査で無効になるという話、私は聞いたことはありません。
冠婚葬祭のご祝儀や香典の類は、領収書はもらえません。
その場合は、出金伝票に以下の事項を記載しておきます。
- 相手先
- 日付
- 金額
- 支出内容(香典・○○様等)
私のお客様には、式次第など後で客観的に支出内容がわかるものを出金伝票と一緒に残しておくように指導しています。
交通費など、領収書がない場合も出金伝票を利用してもよいですが、交通費専用の経費精算書の様式を作っておくと便利です。
何かの本で、「領収書は7年間保存するものなので、7年たったら字が消えてしまうような感熱紙のレシートを領収書として保存するのはもってのほかだ」と書いてあるのを読みました。しかし、領収書すべてを感熱紙以外のレシートでもらうなんて、現実的には無理ではないかと思います。ただ、その文章を読んだあとは、感熱紙のレシートの字は消えることもあるということを念頭に入れ、感熱紙が熱に反応して字が消えるという性質を考え、レシートの保存場所は、あまり高温になる場所は避けた方がよいと、お客様にはアドバイスしています。
